Jabatan Tertinggi dalam Bidang Administrasi Adalah Apa?

Pertanyaan tentang  jabatan tertinggi dalam bidang administrasi adalah, sering dilontarkan dari mereka yang bekerja bukan di bidang administrasi.

 

Untuk jabatan tertinggi dalam bidang administrasi adalah direktur kantor atau pimpinan kantor. Dimana seseorang yang punya tanggung jawab atas semua tugas para karyawannya.

 

Di Kantor Jabatan Tertinggi dalam Bidang Administrasi Adalah

 

Jabatan yang tertinggi dalam kantor atau perusahaan adalah pimpinan kantor yang punya peran yang sangat penting. Karena sukses atau tidaknya perusahaan dipengaruhi atas keputusan dan kepemimpinan direktur kantor.

 

Seorang pemimpin akan dikatakan berhasil jika mampu mengelola dan mengatur perusahaan dengan efektif dan efisien.

 

Dalam sebuah perusahaan terdapat banyak pemimpin, salah satunya yaitu pemimpin di bidang administrasi. Jawaban dari jabatan tertinggi dalam bidang administrasi adalah direktur keuangan.

 

Menurut buku Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan (2004, hal 65), pemimpin adalah anggota dari sebuah perkumpulan dengan kedudukan tertentu dan diharapkan bisa bertindak sesuai dengan kedudukannya atau jabatannya.

 

Selain itu, diharapkan pada seorang pemimpin untuk bisa memakai pengaruhnya demi mewujudkan tujuan dari kelompoknya.

 

Tugas Pemimpin Organisasi atau Perusahaan

 

Direktur atau pemimpin kantor merupakan seorang mediator di dalam sebuah perusahaan. Maksudnya, pemimpin adalah sosok yang menerjemahkan visi misi dari perusahaan ke karyawan atau partner bisnis.

 

Dengan adanya mediator di perusahaan, bisa membuat karyawan jadi paham tentang kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai visi misi perusahaan.

 

Pemimpin perusahaan tidak akan bisa mengerjakan semua pekerjaan kantor sendirian. Makanya perlu mendelegasikan tugas ke karyawan. Setelah mendelegasikan tugas, maka seluruh tanggung jawab akan ditanggung bersama (pemimpin dan karyawan)

 

Pemimpin perusahaan dianggap sebagai integrator. Dimana seorang pemimpin harus bisa mengintegrasikan semua kegiatan, dan memastikan semua kegiatan mengacu pada visi dan misi perusahaan.

 

Tugas Pemimpin Administrasi dan Keuangan

 

Seorang direktur atau pemimpin administrasi dan keuangan mempunyai tugas untuk mengarahkan kebijakan terkait pengelolaan aset, administrasi personel, dan keuangan perusahaan.

 

Selain itu, bertugas untuk mengendalikan seluruh wilayah kerja dan unit usaha agar mematuhi semua rencana yang telah disepakati sebelumnya.

 

Lalu pemimpin administrasi dan keuangan bertugas untuk menetapkan tindakan preventif dan penanggulangan untuk beberapa resiko administrasi dan keuangan yang akan muncul di perusahaan.

 

Tugas Divisi Administrasi

 

Divisi administrasi memiliki beberapa tugas seperti membuat agenda rapat, mengatur dokumen penting perusahaan, menjawab telepon klien, dan sebagai berikut:

 

• Membuat perencanaan dan mengatur untuk rapat atau konferensi.
• Membuat pembukuan dasar.
• Mengatur dan menyiapkan semua dokumen yang diperlukan seperti laporan dan dokumen penting perusahaan.
• Menulis lalu mendistribusikan notulen rapat ke seluruh pihak yang bersangkutan.
• Menjaga seluruh dokumen perusahan dengan baik, mulai dari dokumen fisik maupun digital.
• Melakukan pendistribusian dan penyortiran surat-surat yang datang ke perusahaan.
• Menjaga dan merapikan semua perlengkapan kantor.
• Mencari solusi untuk menyelesaikan jika ada masalah administrasi, analisis data, dan menyusun semua laporan yang diperlukan.
• Memastikan semua kebutuhan alat tulis perusahan lengkap.
• Melakukan koordinasi ruang kerja dan komputer dengan divisi IT jika ada anak baru.
• Berperan sebagai korespondensi bisnis.

 

Skill yang Diperlukan Divisi Administrasi

 

1. Kemampuan untuk Berkomunikasi dengan Baik

 

Sebagai staff administrasi diharuskan bisa berkomunikasi dengan baik. Pasalnya, komunikasi merupakan kunci utama agar bisa berinteraksi, bertukar informasi, dan kerjasama dengan partner kerja dengan baik.

 

Maksud dari mampu berkomunikasi dengan efektif adalah mampu menyampaikan informasi yang diperlukan dengan baik ke orang lain, sehingga tidak terjadi miskomunikasi.

 

Contoh komunikasi yang biasanya dilakukan staff administrasi adalah menerima telepon, meneruskan telepon, membuat email, dan melakukan presentasi.

 

Selain itu, staff administrasi juga diminta untuk bisa berinteraksi dengan beberapa pihak, seperti atasan, tim divisi lain, dan tim internal divisi administrasi.

 

2. Mampu Manajemen Waktu

 

Staff administrasi diharapkan mampu mengatur atau manajemen waktu dengan baik, karena kemampuan tersebut sangatlah penting.

 

Staff administrasi diharuskan bisa membagi waktu dengan jumlah pekerjaan yang sedang dikerjakan dan harus diselesaikan setiap harinya.

 

Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah time blocking. Maksudnya menyusun pekerjaan prioritas pakai Matriks Eisenhower, lalu memakai aplikasi task management seperti Trello. Tujuannya untuk memantau pekerjaan mana yang sudah selesai dan belum selesai.

 

3. Bisa Mengoperasikan Ms Office

 

Staff administrasi akan lebih banyak mengurus data, membuat surat dan membuat bahan presentasi. Maka diperlukan skill untuk mengoperasikan beberapa Microsoft Office.

 

Microsoft Excel untuk mengolah data, Microsoft Word untuk membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan, dan Microsoft Power Point untuk membuat bahan presentasi.

 

4. Skill Organisasi

 

Karena tugas staff administrasi sangat banyak mulai dari pengarsipan, surat menyurat, pembukuan dan lainnya.

 

Maka diperlukan skill organisasi yang cukup baik, agar semua pekerjaan dapat terurus, tersusun dan tersimpan dengan baik sehingga mudah ditemukan jika diperlukan nantinya.

 

Contoh jka staff administrasi dimintai data administrasi saat bulan April 2020. Jika semua dokumen terorganisir dengan baik, maka sudah dipastikan dokumen yang diperlukan bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.

 

Berbeda jika staff administrasi menyimpan dokumen secara berantakan, akan butuh waktu yang cukup lama untuk mencari dokumen yang diperlukan.

 

5. Memiliki Sikap Teliti dan Detail

 

Staff administrasi akan sering bertemu dengan data dan surat menyurat yang memerlukan perhatian lebih, maksudnya lebih teliti dan lebih detail.

 

Karena jika ada kesalahan saat memasukkan data, dapat mempengaruhi banyak hal dan berakibat fatal untuk perusahaan.

 

Sama dengan urusan surat menyurat, perlu ketelitian dan detail agar tidak ada kesalahan saat penulisan nama penerima, pengiriman email dan tidak lupa melampirkan attachment atau file.

 

Sikap teliti dan detail ini mampu membantu staf administrasi untuk menjelaskan mengenai pendataan atau laporan lainnya saat rapat besar maupun rapat dengan tim internal.

 

6. Menjaga Kerjasama dengan Tim

 

Para staff administrasi perlu menjaga kerjasama dengan tim internal divisi administrasi dan kerjasama dengan tim dari divisi lainnya.

 

Karena sewaktu-waktu staff administrasi membutuhkan data dari beberapa pihak di perusahaan, meminta tanda tangan, dan bekerja sama antar sesama staf agar proses pendataan lebih mudah dikerjakan.

 

7. Memiliki Kecerdasan Emosional

 

Terakhir, staf administrasi perlu memiliki kecerdasan emosional seperti kemampuan untuk memahami, mengenali dan mengendalikan emosi.

 

Karena tugas seorang staf administrasi lumayan banyak, jadi perlu kemampuan kecerdasan emosional untuk mengendalikan emosi dan ekspresi.

 

Kemampuan ini sangat diperlukan karena bisa membantu staf administrasi untuk menjaga hubungan, mengatasi manajemen saat stress akibat pekerjaan, memotivasi diri, menyelesaikan masalah dengan kepala dingin, dan meningkatkan produktivitas.

 

Staf administrasi mempunyai tugas yang lumayan banyak mulai dari pendataan, surat menyurat, persiapan meeting dan lainnya. Pekerjaan tersebut diperlukan skill khusus agar bisa diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

 

Perlu diingat jika jabatan tertinggi dalam bidang administrasi adalah direktur atau pemimpin perusahaan. Penjelasan di atas dapat digunakan untuk membantu dalam memahami tentang pekerjaan dari bidang administrasi.